Формы учетной документации старшего смены подразделения службы охраны гипермаркета

Для объективного отражения оперативной обстановки в гипермаркете, всей текущей деятельности подразделения службы безопасности а так же фиксирования всех происшествий, происходящих в течение смены, рекомендуется ведение старшим смены подразделения службы безопасности (Далее, - старшим смены), ряда журналов учетной документации. Их количество, наименование, объем отражаемой информации может варьироваться и зависеть от различных факторов, - от формата гипермаркета, структуры подразделения СБ и количества сотрудников, заступающих в смену, количества и объема поставок товара, покупательского потока и т.д. Вашему вниманию предлагается примерный перечень учетных журналов, которые могут вестись в гипермаркете и некоторые практические рекомендации по их ведению. Следует отметить, что ведение некоторых, наиболее значимых журналов, как правило, регламентируется специальными инструкциями.

Контроль над ведением старшими смены журналов учетной документации осуществляет руководитель службы безопасности гипермаркета.

1. Журнал «Приема – сдачи смен» (ведется старшим смены, обязанность его ведения должна быть регламентирована «должностной инструкцией старшего смены подразделения службы безопасности»);

2. Журнал «Учета ошибок персонала ТЦ» (ведется старшим смены);

3. Журнал «Учета хищений» (ведется старшим смены);

4. Журнал «Учета порчи товара» (ведется старшим смены);

5. Журнал «Учета расходования противокражных датчиков» (ведется старшим смены, ведение регламентируется «Инструкцией о порядке использования противокражных датчиков»);

6. Журнал «Учета прибытия-убытия автотранспорта c товаром и оборудованием» (ведется сотрудниками службы безопасности, несущими дежурство на дебаркадере, контролируется старшим смены и руководителем службы безопасности, ведение, как правило, регламентируется нормативными актами по учетам товародвижения);

7. Журнал «Учета забытых и потерянных покупателями вещей» (ведется старшим смены);

8. Журнал «Учета технических неисправностей» (ведется старшим смены);

9. Журнал «Выдачи технических средств» (ведется старшим смены);

10. Журнал «Учета промоутерских акций» (ведется старшим смены, ведение, как правило, регламентировано «Инструкцией о порядке проведения промоуторских акций»);

11. Журнал «Выдачи ключей» (ведется сотрудником службы безопасности поста «Служебный вход» либо старшим смены в торговых предприятиях небольшого формата);

12. Журнал «Контрольного снятия касс» (ведется старшим смены, совместно с менеджером, контролирующим работу кассиров, - старшим кассиром, менеджером прикассовой зоны);

13. Журнал «Открытия-закрытия центральной кассы» (ведется членами комиссии по открытию-закрытию гипермаркета, контролируется старшим смены, регламентирован, как правило, «Стандартом открытия-закрытия гипермаркета»);

14. Журнал «Прибытия-убытия персонала» (заполняется сотрудниками гипермаркета, контролируется старшим смены либо сотрудником службы безопасности соответствующего поста, регламентирован, как правило, «Стандартом о внутриобъектовом режиме»);

15. Журнал «Учета похищенного и испорченного товара» (ведется старшим смены).

Как уже было отмечено, ведение данного журнала, обычно регламентировано должностной инструкцией старшего смены, в соответствии с которой старшему смены предписано вести учет происшествий, недостатков в работе сотрудников службы безопасности и персонала, отмечая указанные события в журнале приема-сдачи дежурства в хронологическом порядке. Зачастую, данный журнал является документом, на основании которого руководитель службы безопасности гипермаркета составляет ежедневную служебную записку на имя Директора гипермаркета.

Журнал «Приема-сдачи смен» должен заполняться старшим смены в течение смены четким разборчивым почерком, в хронологическом порядке, по мере поступления информации о событиях, происходящих в гипермаркете и результатах разбора по произошедшим событиям. В нем в обязательном порядке должна найти отражение следующая информация:

- время заступления старшего смены на дежурство;

- время и состав комиссии по открытию гипермаркета, замечания, имеющие место при открытии гипермаркета;

- время и состав комиссии по открытию центральной кассы, замечания комиссии, по открытию центральной кассы, результаты проверки наличия ключей от кассовых терминалов и денежных ящиков;

- состав дежурной смены сотрудников службы безопасности, время их прибытия и заступления на посты;

- ФИО, должность и время опоздавших сотрудников гипермаркета;

- отметка о проведении инструктажа заступающей дежурной смены сотрудников службы безопасности;

- отметка об участии старшего смены в инструктаже линейного персонала;

- отметка о проведении внутренней и внешней инкассации денежных средств;

- отметка о контрольных снятиях касс и значительных расхождениях, выявленных при снятиях X и Z-отчетов;

- отметка о посещении гипермаркета вышестоящими сотрудниками службы безопасности и руководством Компании, а так же посещение представителей правоохранительных и иных контролирующих органов, поступившие при этом замечания;

- отметка о проведении работ сотрудниками сторонних организаций в ночное время;

- отметка о срабатывании охранно-пожарной сигнализации;

- наличие и исправность технических средств, принятых под охрану;

- хронологический перечень всех событий, произошедших в гипермаркете в течение дежурной смены и в ночное время, а так же контрольные мероприятия сотрудников охраны по предотвращению, пресечению и возмещению фактов причинения ущерба гипермаркету, с фиксацией их результатов;

- предложения и рекомендации о принятии мер по ликвидации причин и условий, способствующих причинению ущерба Компании, нарушению сотрудниками локальных нормативных актов Компании и норм федерального законодательства и возникновению иных происшествий, негативно сказывающихся на имидже и интересах Компании.

При фиксации фактов причинения ущерба торговому центру следует придерживаться следующего алгоритма изложения данных фактов:

Ниже приведены примерные образцы форм журналов учетной документации, перечисленных в разделе 1 настоящей статьи. К ряду журналов имеются пояснительные записки, остальные журналы заполняются по аналогии. Журналы должны заполняться четким, разборчивым почерком. Все росписи должностных и иных лиц в журналах должны иметь расшифровку фамилии расписавшегося сотрудника. Отсутствие расшифровки фамилии, должно расцениваться, как нарушение порядке ведения учетной документации. Все учетные журналы должны быть прошнурованы, страницы пронумерованы и скреплены печатью бухгалтера гипермаркета. На титульном листе указывается дата начала ведения журнала и дата окончания его ведения. Заполненные журналы, при наличии в гипермаркете помещения архива, хранятся в указанном помещении. При отсутствии архива, заполненные журналы учетной документации хранятся в кабинете руководителя службы безопасности гипермаркета. Рекомендуется журналы, перечисленные в разделе 1 настоящей статьи за №№ 1-6, хранить не менее 5 лет. Остальные журналы учетной документации допускается хранить от 1-го до 3-х лет.

Журнал ведется старшими смены, один лист таблицы журнала занимает 2 страницы формата А-4, хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами.

В графах журнала ведутся следующие записи:

1. указывается порядковый номер записи;

2. указывается день недели, дата, время совершения хищения или задержания нарушителя;

3. Фабула происшедшего должна включать в себя отражение следующих моментов:

- как и кем был выявлен факт совершения хищения;

- оперативно-тактическая работа сотрудников охраны по скрытому сопровождению нарушителя, обстоятельства и способ его задержания, препровождения в комнату досмотра;

- способ припрятывания товара;

- социально-психологический портрет задержанного нарушителя, - пол, возраст, социальный статус, местожительства, и другие значимые данные;

4. Полный перечень похищенного товара с указанием стоимости каждой единицы товара;

5. Суммарная розничная стоимость похищенного товара;

6. Фамилия, имя, отчество должностного лица, выявившего факт хищения, а так же фамилии лиц, из числа сотрудников охраны, реализовавших оперативную информацию о совершенном или совершаемом хищении;

7. Решение, принятое по факту выявления и задержания лица, совершившего хищение, - вызван наряд ОВО (номер экипажа, фамилия старшего), написано заявление о привлечении лица к административной ответственности (после вынесения постановления, - решение по делу), написано заявление о привлечении к уголовной ответственности (решение по заявлению, по возбужденному уголовному делу – приговор суда), лицо оплатило товар (в случае оплаты лицом товара, ранее похищенного неизвестными лицами, в примечание этого не указывать). В данной графе могут так же фиксироваться иные значимые обстоятельства, играющие роль при проведении анализа и формировании стратегии противодействия противоправным посягательствам.

Журнал ведется старшим смены и хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами.

В журнале в графах ведутся следующие записи:

1. обозначается порядковый номер записи;

2. обозначается дата и точное время выдачи или получения датчиков;

3. обозначается тип датчика условной записью;

4. обозначается количество полученных от менеджера, руководителя СБ или директора датчиков, при этом в графе 5 ставится прочерк;

5. обозначается количество выданных датчиков, при этом в графе 4 ставится прочерк.

6. обозначается итоговая сумма предыдущего остатка и последнего прихода, или указывается разница между предыдущим остатком и количеством выданных датчиков;

7. обозначается фамилия и инициалы старшего смены, выдавшего или получившего датчики, и ставится им личная подпись;

8. обозначается фамилия и инициалы лица, получившего или вернувшего (выдавшего) датчики старшему смены и ставится личная подпись;

9. обозначается группа одного вида товаров, для оборудования которых выдаются датчики. Например: шампуни, водка, обувь и т.д.;

10. обозначается процентное соотношение оборудуемого товара к общему количеству товара одной позиции. Например: 80% означает, что из десяти бутылок водки «Немирофф», выставленных на стеллажи или паллеты, будет оборудованы датчиками восемь;

11. обозначаются другие важные сведения о процедурах учета, не нашедших отражения в других графах. Например: для ТД «Верта».

Примечание: в одной строке журнала может быть проставлен только приход или расход. В одной строке фиксируются сведения только об одной группе товара. Разные группы товара фиксируются под разными порядковыми номерами записи.

Журнал ведется старшим смены и хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами. Под «забытыми» вещами имеются в виду оплаченные товары, забытые в прикассовой или входной зоне. Под «потерянными» вещами понимаются личные вещи покупателей (зонты, одежда, сумочки, портмоне, барсетки, очки, сотовые телефоны и т.д.)

В журнале в графах ведутся следующие записи:

1. обозначается порядковый номер записи;

2. обозначается дата и точное время обнаружения товара или личных вещей;

3. указывается наименование товара, его количество, стоимость, а так же индивидуальные характеристики потерянных вещей. В случае обнаружения ценных вещей и предметов, составляется акт в присутствии не менее двух сотрудников магазина и не менее одного покупателя или посетителя с подробных описанием найденного;

4. указывается место, должность, фамилия обнаружившего сотрудника или покупателя;

5. указывается, кому передан данный товар. Скоропортящийся товар немедленно возвращается на реализацию. Непродовольственные товары могут до конца текущей смены находиться у старшего смены. В случае, если за ними не обратились в течение текущей смены, они возвращаются в торговый зал. Расписывается лицо, кому данный товар передается либо старший смены;

6. указывается фамилия покупателя, обратившегося за забытым товаром и данные подтверждающие факт того, что именно он забыл данный товар (кассовый чек, записи системы видеонаблюдения, показания свидетелей и т.п.)

Журнал ведется старшими администраторами и хранится в комнате старшего смены (в помещение оператора системы видеонаблюдения) вместе с остальными рабочими журналами.

В журнале в графах ведутся следующие записи:

1. обозначается порядковый номер записи;

2. обозначается дата и точное время обнаружения технической неисправности;

3. указывается какая именно неисправность оборудования, нарушение в функционировании инженерно-строительных сетей, коммуникаций и т.п., обнаружена;

4. Фамилия, имя, должность сотрудника, обнаружившего неисправность;

5. Кому старший смены сообщил о неисправности (руководитель СБ, инженер, директор ГМ, представители обслуживающих организаций и т.д.);

6. Описание проведенных работ;

7. Дата и время устранения неисправности;

8. Наименование организации, представитель которой устранял неисправность, фамилия, инициалы, подпись лица, устранившего неисправность;

9. Фамилия, инициалы лица, принявшего работу у представителя сторонней организации либо фамилия инициалы, подпись старшего смены, подтверждающего факт устранения неисправности;

10. В примечании указываются иные значимые обстоятельства выявления неисправностей и их устранения.

1. убедиться в наличии заявки на проведение акции, согласованной с отделом промо-акций;

2. предусмотреть дополнительные меры безопасности и обеспечить специальное сопровождение акции имеющимися силами и средствами сотрудников СБ;

3. обеспечить проведение инструктажа представителей фирм, участвующих в акции, по вопросам пожарной и террористической безопасности и иным инструкциям и правилам в части их касающейся;

4. проинформировать своих подчиненных о планируемом мероприятии, предпринимаемых мерах по обеспечению безопасности на участке проведения акции, дав им четкие на этот счет указания;

5. вести учет проводимых акций и их особенностей, фиксируя данные в специальном журнале;

6. особо контролировать приход и расход продукции, используемой в акции;

7. В разделе 7: «Примечание» делается отметка о расходовании продукции , оставшейся после проведения акции.

Еще раз хочу подчеркнуть, что введение в практику выше перечисленных журналов носит рекомендательный характер. Более того, я уверен, что переход большей части информации, подлежащей учету и последующему анализу на электронные носители актуален. Каким образом это реализовать, - вопрос руководителей, заинтересовавшихся данным вопросом.

Готов к конструктивному диалогу по этой теме.