С какими ЧОПами заключать контракты – рекомендации (часть 2)

Первую часть материала можно найти по ссылке: http://www.psj.ru/saver_magazins/detail.php?ID=70033

В большинстве организаций, предоставляющих услуги, качество услуг зависит от ряда ключевых факторов. Из всех этих факторов самыми важными являются, несомненно, возможности, профессионализм и мотивация исполнительского персонала, т.к. именно он изо дня в день выполняет необходимую работу по оказанию услуги, взаимодействуя при этом с клиентом и окружающими. Немаловажную роль играет и качественное оперативное планирование и управление работой исполнителей, обеспечивающее история оказания качественных услуг, но и философия работы, удовлетворяющая ожиданиям клиента.

Таким образом, четыре ключевых момента, по которым необходимо оценивать техническую сторону тендерного предложения, включают: 

- охранный персонал 

- общее управление по предмету контракта и оперативное управление 

- инфраструктуру, предлагаемую для выполнения контракта 

- общие характеристики компании. 

 

Следует особо подчеркнуть, что устроители тендера, собирающиеся применять для оценки описанные ниже критерии, должны известить конкурсантов о значимости таких критериев для окончательного выбора. Если они не указаны в контрактных документах, можно рассмотреть пример объявления о проведении открытого тендера, размещенный в разделе 5 настоящего Руководства. 

 

Самым важным активом любого частного охранного предприятия является охранный персонал. От их опыта и профессионализма зависит ежедневное выполнение задачи. Таким образом, чрезвычайно важно, чтобы компания-конкурсант могла доказать, что отряжаемый ею персонал обладает соответствующими опытом и навыками для качественного выполнения конкретных задач по контракту. В случае, если условия выполнения задачи имеют какие-то специфические особенности, организаторы тендера вправе потребовать от конкурсанта доказательств, что его персонал имеет опыт работы в таких или схожих условиях. На некоторых объектах повышенного риска, например, при охране посольств, организаторы тендера могут затребовать резюме всех ключевых сотрудников, привлекаемых к решению задачи. В ряде других случаев может оказаться достаточным ознакомиться с информацией о стаже работы в безопасности, которым обладают привлекаемые сотрудники. 

Если контракт предполагает прием на работу значительного числа дополнительных сотрудников, конкурсанты должны показать свои возможности по привлечению опытного персонала (или принятию под свое управление уже существующих опытных кадров), а также по организации соответствующего обучения. 

 

Доказательством профессионализма охранного персонала могут служить документальные свидетельства о прохождении базовой подготовки в сертифицированных или признанных на национальном уровне учебных центрах. Кроме того,  при необходимости выполнения охранниками каких-либо специфических функций, выходящих за рамки базовой подготовки, организаторы должны указать в объявлении о тендере, какой дополнительной профессиональной или технической подготовкой должны обладать охранники, задействованные в таких особых условиях. Конкурсанты должны в своих предложениях указать, когда и где такая подготовка была осуществлена или будет пройдена персоналом до вступления контракта в силу. Информация об учебных центрах, имеющихся у конкурсанта или задействованных им, и о качестве осуществляемой ими подготовки должна подтверждать, что личный состав охраны регулярно проходит переподготовку.

Считается, что персонал, регулярно проходящий переподготовку, лучше мотивирован и выше ценит свою профессию. Наличие в распоряжении конкурсанта таких учебных центров может также свидетельствовать о его возможностях по использованию соответствующим образом обученного резерва, если ситуация вдруг потребует увеличения количественного состава охраны (например, в случае чрезвычайной ситуации). Кроме того, оплачиваемое работодателем повышение квалификации персонала должно быть увязано с прозрачной системой продвижения по службе и взаимозаменяемости сотрудников. Это тоже важный аспект повышения мотивации и, в конечном счете, более высокого качества услуг. 

В зависимости от условий обстановки к охранникам могут предъявляться дополнительные требования в отношении специфических навыков или владения другими языками. Такие требования также должны быть указаны в тендерных документах или объявлении о тендере. 

 

Важно, чтобы конкурсанты могли представить подробную систему отбора персонала, порядка приема на работу и проверки будущих сотрудников. В идеале такими процедурами должно заниматься специально подготовленное кадровое подразделение компании. Такая информация успокаивающе действует на организаторов тендера, т.к. они видят, что предлагаемый им персонал отвечает тем требованиям, которые они сами предъявили бы. 

Свидетельство о прохождении тщательной внутренней проверки (в рамках позволенного национальным законодательством) может произвести должное впечатление на официальных лиц, проводящих тендер и заинтересованных в том, чтобы предлагаемый для выполнения контракта персонал не имел криминального прошлого или финансовых обязательств, которые могут негативно повлиять на выполнение обязанностей по контракту, скомпрометировать компанию, нанести ущерб ее имуществу или поставить под удар ее клиентов и окружающих. 

Общеизвестно, что наличие справедливой и прозрачной системы вознаграждения труда оказывает самый положительный эффект на сохранение квалифицированных кадров, их мотивацию и удовлетворенность работой, а следовательно - и на качество работы в целом.  

Такая система должна включать соблюдение условий коллективных договоров, заключенных с сотрудниками, систему поощрений за внеурочный труд и дополнительную работу, систему оценки работы и аттестации персонала. Должна быть выработана схема регулярного пересмотра заработной платы и требований к профессиональной подготовке. 

Чтобы избежать ущерба собственной репутации, организаторам тендера необходимо удостовериться в том, что трудовые условия в компании, претендующей на контракт, соответствуют законодательству и условиям коллективных договоров. В случае, если коллективные договоры не заключались, график работы должен содержать исчерпывающую информацию о продолжительности рабочего времени и длительности смен. Слишком долгие смены провоцируют происшествия и нарушения правил безопасности.  

По желанию организаторов тендера также должны быть представлены документы, описывающие политику охраны здоровья и труда сотрудников и соответствующие процедуры, принятые в компании. Правильно регулируемые условия труда уменьшают вероятность возникновения трудовых споров, а также снижают риски, ассоциируемые со здоровьем и безопасностью персонала, отношениями с клиентом и сохранностью его собственности, отношениями с окружающей публикой. 

 

Отдавая сторонней организации функции обеспечения безопасности, организаторы тендера обычно стремятся к тому, чтобы по максимуму сократить свои обязанности по наблюдению за выполнением контракта.  

Таким образом, на первое место выходят компетентность и организаторские способности управленческой команды компании, которой будет отдан контракт. Клиент должен быть уверен в том, что все члены сторонней команды управления обладают необходимыми знаниями и навыками. Ему необходимо четко видеть, как распределяется ответственность внутри этой команды, как быстро осуществляется реагирование и какими резервными возможностями она располагает. Следовательно, в тендерном предложении должна содержаться информация о квалификации и опыте каждого из членов управляющей команды и зоне его ответственности в рамках предлагаемого контракта.  

Должны быть установлены время реакции на запрос клиента, и кто отвечает за выполнение запроса. В случае особых условий осуществления охраны может потребоваться свидетельство о наличии опыта работы в таких условиях. 

С точки зрения клиента, менеджер контракта на объекте является самым важным звеном в общении клиента с компанией-исполнителем контракта по любым вопросам. Отсюда и важность, которую клиент уделяет подготовке и профессионализму данного сотрудника.  

Поэтому конкурсант должен в своем предложении дать полную характеристику личности, профессиональным навыкам и опыту предлагаемого им менеджера контракта на объекте. В ряде случаев от такого сотрудника требуется наличие глубоких знаний условий, специфичных для данного контракта, чтобы избежать длительного вхождения в курс дела.  

Тогда менеджер по контракту должен продемонстрировать отличное понимание требований клиента, его организационной структуры и философии безопасности. Оперативный план должен предусматривать надежную связь с менеджером контракта в любое время и наделение его полномочиями, которые позволяли бы ему принимать эффективные решения в рамках своей компетенции и в отведенное на принятие мер время. 

Оперативный план, представленный в тендерном предложении, должен убедить клиента, что исполнитель обладает достаточным знанием обстановки, чтобы составить график дежурств, отвечающий требованиям по безопасности клиента и условиям контракта. Методика составления графика дежурств должна обеспечить: 

- выделение соответствующим образом подготовленных охранников 

- гарантированное выполнение всех требований контракта 

- выполнение контрактных обязательств в предусмотренное время 

- выполнение контрактных обязательств в предусмотренном месте 

- заблаговременное ознакомление каждого охранника с графиком его работы 

- детальное знание каждым охранником его обязанностей 

- заблаговременное ознакомление клиента с графиком дежурств 

- гибкость в изменении графика по необходимости 

- соответствие графика требованиям трудового законодательства 

- исполнение контракта в соответствии с графиком 

- осуществление контроля в начале, в ходе и в конце каждой смены. 

 

Оперативный план должен также демонстрировать организационные и кадровые возможности исполнителя по замене охранника или направлению к нему подкрепления в кратчайшие сроки. 

Оперативный план должен содержать полную информацию о регулярном контроле клиентом выполнения контракта и времени/датах проведения такого контроля. Таким образом, предложение конкурсанта должно включать подробную систему докладов, обеспечивающую 

- регулярное представление докладов в установленное время 

- содержательность докладов в плане описания обстановки 

- объективность докладов 

- исключение ситуации, когда представление доклада мешает охраннику выполнять свои прямые функции по контракту 

- приведение доклада в форму, удобную для клиента 

- сбор и анализ докладов 

- использование полученной из докладов информации для осуществления превентивных или коррекционных мероприятий.  

Для минимизации потерь времени клиентом оперативный план должен содержать информацию о частоте и порядке организации совместных совещаний.  

Грамотная организация работы вспомогательных служб компанией-исполнителем имеет большое значение для выполнения обязательств по контракту. В тендерном предложении должна содержаться информация о вспомогательных услугах, оказываемых штаб-квартирой исполнителя (административной, бухгалтерской, кадровой службами).  

Кроме того, следует указать график инспекционной деятельности. Процедуры инспекции должны быть выработаны таким образом, чтобы клиент был уверен в их максимальной объективности и в том, что при обнаружении каких-либо недочетов в оговоренном качестве услуг такие недостатки будут незамедлительно исправлены. 

Для обеспечения должной безопасности охраняемого объекта и окружающих крайне важно, чтобы все применяемое оборудование и технические средства соответствовали поставленным задачам, поддерживались в исправном состоянии и эксплуатировались квалифицированным персоналом. Поэтому в своих оперативных планах и планах технического обеспечения, являющихся частью тендерного предложения, исполнитель должен привести информацию, которая подтверждала бы соответствие этого предложения нижеприведенным стандартам. 

Все средства и системы связи должны соответствовать условиям контракта и особенностям объекта, а также степени риска на объекте. Они должны обеспечивать безопасность, как самого объекта, так и имеющихся на нем материальных ценностей и людей. Все оборудование должно проходить регулярную проверку и обслуживание. 

Аналогичным образом должны проверяться и обслуживаться компьютерное оборудование и программное обеспечение, применяемые для выполнения контракта. При эксплуатации оборудования должны строго соблюдаться правила безопасности и санитарные нормы. 

Внешний вид сотрудников охраны особенно важен для общего имиджа и поднятия авторитета той организации, которую они охраняют и косвенным образом представляют.  

Поэтому компания-исполнитель должна предоставить всем сотрудникам охраны единую  униформу. 

Применяемое для охраны объекта оружие должно соответствовать правилам, соответствующим образом использоваться, храниться и обслуживаться. Использование оружия допускается только теми сотрудниками, которые имеют необходимые разрешительные документы, прошли специальную подготовку и обладают соответствующими навыками. Все оружие должно быть инвентаризовано, а его наличие -  регулярно проверяться. В планах технического обеспечения должны быть положения, четко определяющие, кто и при каких обстоятельствах может применять оружие. С правилами использования оружия должен быть ознакомлен весь персонал охраны. 

Используемые в ходе выполнения контракта транспортные средства должны иметь четкую маркировку и поддерживаться в исправном состоянии. В планах технического обеспечения должно быть ясно прописано, кто имеет к ним доступ и как они могут использоваться. 

Все используемые для выполнения контракта собаки должны пройти соответствующую дрессировку и использоваться специально подготовленными сотрудниками. Зона их применения также указывается в плане технического обеспечения.  

В плане технического обеспечения должна содержаться необходимая информация о том, какие средства будут использованы для поддержания постоянного наблюдения, и о порядке их обслуживания. Использующий их в своей деятельности персонал должен быть соответствующим образом обучен, а обслуживание должно производиться квалифицированными работниками, с которыми должна поддерживаться постоянная связь. Там, где для выполнения контракта предусмотрено применение CCTV, систем контроля доступа, систем контроля охраны, систем сигнализации или пульта централизованного наблюдения, план технического обеспечения должен содержать подтверждение: 

- наличия у персонала соответствующей подготовки для эффективного применения указанных систем; 

- владения исполнителем современными технологиями обеспечения безопасности; 

- способности исполнителя осуществить установку своими силами или возможности у исполнителя подрядить для этих целей стороннюю профессиональную организацию; 

- наличия в штате соответствующих специалистов; 

- способность исполнителя обеспечить обслуживание оборудования. 

 

Далее будут рассмотрены вопросы:

- качественные критерии, относящиеся к компании в целом;

- критерии выбора победителя в тендере;

- определение критериев начисления баллов.

 

Автор- составитель: Исполнительный директор Ассоциации индустрии безопасности

P.S. От автора: Для госструктур рекомендации могут быть полезны не только при внесении изменений в ФЗ 094 относительно соотношения "цена-качество", но и как источник тех самых критериев, на отсутствие которых они сетовали на круглом столе.

Для коммерческих же компаний эти рекомендации применимы в полном объеме уже в нынешнем виде.

Дельные предложения по улучшению данного проекта, безусловно, приветствуются и принимаются до 15 февраля т.г. Комментарии и поправки направлять на адрес: office@rasi.ru